荷兰法律规定的财政保留义务
更新于 26 年 2023 月 XNUMX 日
当您创办荷兰企业时，您需要遵守所有规范商业环境的荷兰法律。 其中一项法律就是所谓的财政保留义务。 这本质上告诉您，您需要将您的业务管理存档一定年限。 为什么？ 因为这使得荷兰税务机关可以在他们认为合适的时候检查您的管理。 税收保留义务是一项适用于荷兰所有企业家的法律义务。 如果您习惯使用相当旧的文件和归档管理的方式，这可能是一个相当大的挑战。 甚至很有可能，您在不知情的情况下没有遵守保留义务。
从本质上讲，财政保留义务规定，荷兰所有企业家都有法律义务保留其公司的管理权七年。 请注意，对于某些文件，保留期限为七年，但对于其他文件，保留期限为十年。 这些文件还需要以某种方式存储，以便荷兰税务机关的检查员能够在合理的时间内轻松检查管理情况。 在本文中，我们将概述财政保留义务对您的公司意味着什么、如何遵守它以及需要注意哪些陷阱。
有关财政保留义务的信息
正如我们上面已经解释的那样，所有荷兰企业主都有法律义务向荷兰税务机关提供七年前检查政府的机会。 这适用于有关您的财务支出和收入的基本数据，例如总账、库存管理、应收账款和应付账款、采购和销售管理以及工资管理。 因此，在任何特定财政年度内流出和流入的所有资金，从 1st 31 月 至 XNUMX 日st 十二月。 您需要记住，这意味着每个荷兰企业家都必须能够在税务机关的随机检查中显示过去七年（或十年）的所有数据。 随机意味着它们可能会突然出现，因此您通常需要做好准备。
进行检查的可能原因有很多，尽管有时只是作为一般审计进行。 税务机关可能只是决定您需要定期检查，以确保您所做的一切都是合法的，并且您的管理是最新的。 这些检查是随机发生的，但并不经常发生。 在其他情况下，税务机关决定对您进行检查的原因大多是明确的。 例如，您提交了税务机关认为可疑的纳税申报表。 或者您可以考虑由税务检查员对您的供应商、业务合作伙伴或其他相关第三方进行调查。 然后检查员请求访问您的管理部门，并查看他是否能够发现错误或违规行为。 这就是为什么簿记员和会计师经常向他们的客户指出，运行设计良好且简洁的管理非常重要。
不仅因为税务机关可以介入您的管理，还因为专门为您和您的公司提供其他好处。 如果您管理良好，那么这可以让您深入了解您的财务数据。 您可以将其视为类似于一本家庭簿：您可以监控所有进出的资金。 这意味着您确切地知道哪里存在问题，例如，当您在资产上的支出超过实际赚取的利润时。 尽管检查员敲门的机会可能不大，但让管理井然有序仍然是明智之举。 对于企业家来说，会计也是做出明智决策的可靠数据来源。 这意味着更容易决定何时投资新事物，而不是在一段时间内减少投资并赚更多钱。 它为您提供了公司盈利能力的总体前景，如果您想取得真正的成功，这一点非常重要。
什么时候适用10年的保留义务期？
正如我们上面简要提到的，常规保留期限为 7 年。 在某些情况下，企业家需要将信息和数据存储更长的时间，即10年。 适用此长期保留义务的情况之一是您拥有或租用办公楼或其他类型的营业场所。 不动产数据的保留期限为十年，因此，如果您通过公司拥有任何类型的财产，则您的保留期限会更长。 当您的公司提供或参与提供广播电视广播服务、电子服务和/或电信服务，并且还选择了所谓的 OSS 计划（一站式服务）时，同样适用。 请记住，实际上完全有可能与税务机关就某些法规或安排达成协议，例如：
- 管理应该有多详细
- 记录的保存方式
- 保留基本数据以外的数据的时间较短
如果适用，还保留并更新年度创业税扣除的“基本数据”时间登记。 保持良好的里程登记也是如此。 当您使用私家车进行商务活动时，您应该保留一辆，反之亦然：当您仅将商务车用于商务而非私人用途时。
到底谁应该继续执政？
您可能会问的第一个问题是，谁有义务维持一个政府至少 7 年？ 事实上，每个企业主都必须这样做。 无论您的企业规模有多大或多小：每个荷兰企业家都有义务。 你不仅需要保留一个管理机构，而且还必须以允许税务机关检查的方式保留该管理机构。 因此，涉及一些规则和条例，这意味着您的管理必须根据荷兰法律进行适当的管理。 您需要该管理部门正确提交增值税申报表和社区内供应 (ICP) 申报，而且还能够正确开展您的业务。 一般来说，这意味着您需要保留所有原始文件，以便在税务检查员进行检查时向他/她出示它们。
谁可以免除保留完整的增值税记录？
有些企业家不需要保留完整的增值税记录：
- 只提供免税商品或服务的企业家
- 非企业家但有增值税识别号的法人实体
额外的行政义务
您是否拥有一家从事保证金商品交易的公司？ 然后，您需要承担额外的管理义务。 什么是保证金商品？ 保证金商品通常是您在未缴纳增值税的情况下购买的二手（二手）商品。 在一定条件下，下列物品也可视为保证金商品：
- 艺术
- 古董
- 您使用增值税购买或进口的收藏品。
什么属于二手货类别？
二手货都是可以再次使用的商品，无论是否经过修理。 请注意，您从私人那里购买的所有商品始终是二手商品，即使它们从未使用过。 二手商品还包括内部饲养的商品，例如马。 当您交易保证金商品时，您需要保留记录。 这是因为保证金货物贸易须遵守一般管理义务。 除此之外，您对保证金商品的管理还适用不同的规则。 当然，保证金商品的购买和销售必须保存在您的记录中。 对于这些商品，有两种不同的方法可以实现这一点：
- 您可以计算每件商品的增值税，并在管理中跟踪每件商品的购买和销售情况。 税务机关将此称为个人方法。
- 您可以根据申报期内的总利润率计算增值税。 我们称之为全球化方法。
这两种方法都需要遵守额外的管理义务。 那么你使用哪种方法呢？ 这个问题可以通过说明来回答，这取决于货物的类型，您可以使用哪种方法。 以下商品必须采用全球化方法：
- 交通工具，例如汽车、摩托车、自行车、轻便摩托车和大篷车
- 服装
- 家具
- 书籍和杂志
- 照片、电影和录像设备
- 录像带、DVD、音乐盒式磁带、CD、LP 等
- 乐器
- 家用设备
- 电器用品
- 是否接受宠物
- 艺术品、古董和收藏品（在某些条件下，如前所述）
对于这些商品中使用的零件、配件和供应品来说，全球化方法也是强制性的，因为它们构成了利润商品本身的组成部分。 因此，即使您在二手车上安装了新的排气管，它也将成为保证金（汽车）的一部分。
不符合保证金商品资格的商品
除保证金商品外，您还交易其他商品吗？ 这意味着您的货物不符合使用条件？ 那么你需要应用个体方法，而不是全球化方法。 全球化方法允许您用正利润率抵消负利润率。 但是，单独的方法不允许这样做。 无论如何，只要您认为适合您，就完全可以要求荷兰税务机关更改方法。 仅当您是拍卖师或代表您作为拍卖师的中介人时，您才可以不应用全球化方法。 这可能是因为拍卖师充当买家和卖家之间的中间人，因此不能被视为物品的所有者。 此外，您还可以使用增值税出售保证金商品。 您实际上可以选择用增值税销售保证金商品。 您可以在下面阅读您需要在管理中执行的操作 根据正常增值税计划进行销售时的行政后果。
您在特定时间范围内需要保留的确切文件
正如我们之前提到的，您需要将公司管理的所有基本数据保留 7 年，以便税务机关能够检查这些数据。 7 年期限从任何商品或服务的当前价值到期时开始。 为了能够解释“当前”在这种情况下的含义，我们可以使用汽车租赁合同的例子。 想象一下，您租了一辆车，期限为 3 年。 只要合同有效，商品或服务就被视为当前的。 然而，随着合同终止，商品或服务此时不再被使用，因此符合过期条件。 当您最后付款以支付某些费用时，情况也是如此。 从那时起，您需要连续存储有关该商品或服务的数据 7 年，因为这是保留期实际开始的时间。 当然，您想知道需要归档哪些文档和哪些数据。 基础数据一般由以下几部分组成：
- 总账
- 股票管理
- 采购和销售管理
- 应收账款和应付账款管理
- 工资管理
除了上述基本数据外，您还需要考虑到还必须保留所有主数据。 主数据涉及诸如有关债务人和债权人的信息以及文章文件等主题。 请注意，主数据中的所有变更都必须在事后可追溯。
发票的正确保存方法
保留义务的一个重要部分是接收和存储数据的具体方式。 根据涵盖该特定主题的法律规定，您必须以与收到时完全相同的方式保存对税务重要的书籍、文件和数据载体。 因此，在其原始状态下，意味着源数据的主要记录。 这意味着，以数字方式接收的文档也需要以数字方式存储，这在一开始似乎违反直觉，因为长期以来物理存储数据一直是常态。 这不再适用。 例如，您通过电子邮件收到的报价或发票需要存储为数字文件，因为您接收它的原始方式是数字的。 根据保留义务的规则，您只能以数字方式存储此报价或发票。
您应该做的另一件事是存储您收到的文件的来源，然后以数字方式存储每个数字文件。 仅仅保存发票本身是不够的，因为税务机关希望您能够证明，在收到发票后，发票没有被您手工调整过。 因此，您不仅可以存储发票本身，还可以存储附加发票的电子邮件来实现这一点。 这使得检查员可以看到您保存为 PDF 或 Word 文件的发票与最初通过电子邮件收到的发票确实相同。 信息系统中的数据，即所谓的衍生数据，必须是可以追溯到源数据的。 当涉及到数字存储管理时，此审计跟踪是一个重要条件。 您还可以要求客户提供身份证明。 然而，根据 GDPR 规则，不允许复制这种形式的身份识别信息，例如将其存储在管理机构中。 仅在强制性的情况下才允许这样做，例如当您雇用员工时，或者人们需要证明自己的身份才能成为您提供的（某些）服务的订户时。
物理给药的正确方法
您通过邮寄收到且必须保留的纸质发票或其他文件，实际上可以根据税务机关的规定进行数字化和数字化存储。 因此，本质上，您可以用数字文件替换源文件（即纸质发票）。 这称为转换。 但请记住，在这种情况下，您还需要在具有法律约束力的期限内保留原始文件，如上所述。 数字化时，您应该了解一些重要因素。 企业主通常通过扫描发票、拍摄文档照片或将数字化工具链接到其会计程序（也称为“扫描和识别”）来进行数字化。 只有通过最后一种数字化方式，才能不仅更轻松地而且按照正确的程序对发票进行数字化。
在有关保留义务的小册子中，荷兰税务机关提到了转换必须满足的条件。 在此，重要的是原始文档的安全特征不会丢失。 这意味着，您始终将纸质发票（以纸质形式）保存七年。 尤其是现金支付的收据，税务机关很难核实其真实性。 另一方面，也有会计师事务所与税务机关就此达成协议的例子。 例如，办公室已集体获得所有客户的许可，可以以数字方式存储实体发票，这样他们就不必再将任何内容保留在纸上。 作为一名企业家，明智的做法是探索您的选择，并可能与税务机关讨论您的具体愿望。 只要你保持一切干净、透明和合法，他们通常愿意灵活地以某些方式帮助你。
存储数字数据的正确方法
有多种方法可以正确存储数字数据。 当然，最重要的条件是数据必须保存7（或10）年。 您是否将所有数据存储在自己的服务器上并在自己的服务器上工作？ 然后，荷兰财政法规定，您需要有一个良好的备份程序，同时您还需要一致地执行这些备份。 除此之外，这些备份必须存储在与数字管理所在位置不同的位置。 例如，您可以使用外部硬盘驱动器来达到此目的。 还允许并且可以选择云解决方案来存储您的数据。 您知道吗，基于云的会计软件具有许多优点，例如：
- 您和您的簿记员或会计师可以从任何设备访问数据
- 您的数据将得到安全保护，如果计算机或其他设备崩溃，您的数据不会丢失或损坏
- 您可以根据当前的真实数据告知自己并指导您的公司
- 您还可以将其他程序链接到会计软件
当您牢记这些规则时，您就可以非常安全地以正确的方式存储您的数字管理。 我们将在下面进一步概述有关数字管理的一些更有趣的细节。
有关文件和数据数字存储的额外条件和要求
您是否在老式设备上存储过数据？ 保留义务还意味着保留的数据必须可访问。 因此，您需要能够访问并打开原始文件。 这意味着，例如，如果某些数字文件只能以这种方式查阅，则必须保留允许您访问数据的旧设备。 您可以考虑旧的存储介质，例如旧的软盘或早期的 Windows 版本。 此外，大多数会计软件包在财务上支持所谓的审计文件。 审计文件是总账的摘录。 但请注意，仅保留审核文件是不够的，因为它不包括所有管理条目。 此外，请记住所有电子通信方式，例如日历、应用程序和短信。 所有通过电子邮件、WhatsApp、短信甚至 Facebook 发送的消息都应保留，只要它们被视为属于“业务通信”类别即可。 在进行检查时，必须以检查员要求的形式提供此信息。 该规则也适用于保留数字议程。
有关将纸质文件转换为数字或存储介质的更多信息
在某些情况下，您可以将数据从一种存储介质传输到另一种存储介质。 例如，将纸质文档或 CD-ROM 的内容扫描到 U 盘。 当然，想要做到这一点是有一定的条件的，具体如下：
- 转换正确且完整地完成
- 转换后的数据在整个保留期内可用
- 您能够在合理的时间内复制数据并使其可读、可控
如果您成功实现这一点，您将不再需要保留纸质文件。 因此，如果您满足上述条件，则无需再保留原始文件。 这将节省您的时间和空间，因为您不再需要进行物理管理。 所以基本上，数字版本将取代原始版本。 原则上，所有文档都可以进行转换，但以下文档除外：
- 资产负债表
- 资产负债表
- 某些海关文件。
如果没有物理管理，您实际上可以节省大量办公空间，并为自己节省大量额外工作。 不再需要查找旧档案或塞满衣柜的鞋盒。 回顾过去 10 到 20 年的数字化发展，迈向完全数字化管理是明智之举。 以数字方式存储的文件几乎不可能丢失，尤其是当您使用基于云的解决方案时。 此外，循环播放数字文件也变得更加容易和快捷。 还可以帮助您的会计师。 时不时地与您的会计师交谈，并尝试以这样的方式建立管理机构，使您遵守法定保留义务。 在线会计程序不仅提供更可控的管理。 凭借严密保护的防火墙和安全密钥，优秀的在线会计程序会自动将您的管理存储在云中。 您可以将其视为一个数字保险箱，位于一个安全的地方，除了您和您的会计师之外，没有其他人可以访问。 或者：税务机关，检查员必须检查您的账簿。
Intercompany Solutions 可以进一步告知您有关财政保留义务的信息
正如您所看到的，财政保留义务涉及相当多的内容。 明智的做法是始终了解有关该主题的最新立法，这样您作为企业家就知道您的运营符合所有适用的荷兰法律。 您的会计师实际上应该告知您这一点，以及以适当和安全的方式遵守该法律的所有选项。 如果您没有会计师并且不知道如何遵守，或者您刚刚开始自己的业务并且对此类主题不熟悉：在所有这些情况下，您可以随时联系 Intercompany Solutions。 我们可以为您提供广泛的财务和财政建议，包括您保持适当管理的最佳方式。 我们还可以在纳税和制定年度纳税申报表方面提供支持和建议。 请随时直接与我们联系以获取更多信息。
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